Στο ν. 4635/2019, άρθρο 98, ορίζονται τα στοιχεία (που καταχωρίζουν στο Γ.Ε.ΜΗ.) τα υποκαταστήματα εταιρειών που έχουν την έδρα τους στην Ε.Ε. και στο άρθρο 99 του Ν.4635/2019 ορίζονται τα στοιχεία για τα υποκαταστήματα αλλοδαπών εταιρειών τρίτων χωρών.

1. Από το συνδυασμό των διατάξεων αυτών προκύπτει ότι για την καταχώριση υποκαταστημάτων αλλοδαπών εταιρειών πρέπει να υποβληθούν στο Γ.Ε.ΜΗ. τα παρακάτω δικαιολογητικά σε έντυπη μορφή (πρωτότυπα νομίμως υπογεγραμμένα):

1. Απόφαση της αλλοδαπής  εταιρείας  για  ίδρυση  υποκαταστήματος στην Ελλάδα στην οποία να προσδιορίζονται :

οι δραστηριότητες του υποκαταστήματος,

• η έδρα (με την ταχυδρομική ή άλλη διεύθυνσή του),
• η επωνυμία του (αν δεν είναι η ίδια με την επωνυμία της εταιρείας) και
• τα ατομικά στοιχεία  (όπως  ορίζονται  στην  παραγρ.  2,  άρθρ.95,  ν. 4635/2019) του νομίμου εκπροσώπου του υποκαταστήματος, με μνεία της έκτασης των αρμοδιοτήτων του, ο οποίος μπορεί να οριστεί και με συμβολαιογραφική ή Προξενική πράξη (την οποία θα υπογράφει ο νόμιμος εκπρόσωπος της αλλοδαπής εταιρείας).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ο Νόμιμος εκπρόσωπος, πληρεξούσιος, αντιπρόσωπος και αντίκλητος, που θα οριστεί θα πρέπει να είναι κάτοχος ελληνικού ΑΦΜ  πρέπει να υποβάλλει :

α) Αν πρόκειται για υπήκοο κράτους της Ε.Ε. : ακριβές αντίγραφο Αστυνομικής Ταυτότητας ή  Διαβατηρίου

β) Αν πρόκειται για υπήκοο κράτους εκτός Ε.Ε. : εφόσον διαμένει στην Ελλάδα απαιτείται Άδειας Διαμονής και εργασίας (σύμφωνα με την υπουργική απόφαση Κ1-884/2012 & Κ2-4900/2014) ή αποδεικτικό για υποβολή δικαιολογητικών έκδοσης Άδειας Διαμονής και εργασίας για άσκηση ανεξάρτητης οικονομικής δραστηριότητας ή ως Νόμιμου Εκπρόσωπου εταιρειών, εφόσον διαμένουν στην Ελλάδα.

2. Καταστατικό της αλλοδαπής  εταιρείας,  όπως  ισχύει  κατά  την  χρονική περίοδο της αίτησης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για την έγκριση εγκατάστασης στην Ελλάδα υποκαταστήματος αλλοδαπής  ΑΕ εκτός χωρών Ε.Ε. το ελάχιστο Κεφάλαιο της μητρικής εταιρείας πρέπει να είναι απαραίτητα ίσο με το ελάχιστο προβλεπόμενο κεφάλαιο το οποίο ισχύει για τις Ελληνικές ΑΕ.

3. Βεβαίωση του   Μητρώου,   στο   οποίο   έχει   καταχωρισθεί   η   εταιρεία (Πιστοποιητικό  Καλής  Λειτουργίας  της  αρμόδιας  αρχής  ή  του  εμπορικού Μητρώου της χώρας προέλευσης) που να προκύπτουν η νομική μορφή, η έδρα, το κεφάλαιο & η διοίκηση / εκπροσώπηση της εταιρείας στην έδρα της.

4. Βεβαίωση της Υπηρεσία ΓΕΜΗ του ΒΕΘ για την προέγκριση της Επωνυμίας ή/και του Διακριτικού Τίτλου του υποκαταστήματος (για την προέγκριση στο ΒΕΘ, καταβάλλεται τέλος 10,24 €)

Τα ανωτέρω δικαιολογητικά, που εκδίδονται στην αλλοδαπή, πρέπει να έχουν θεώρηση APOSTILLE ή προξενικής αρχής και επίσημη μετάφραση στην Ελληνική γλώσσα -- Πλην των προερχόμενων από την Κυπριακή Δημοκρατία Δημοσίων Εγγράφων σύμφωνα με το Ν. 1497/27-11-1984 «Κύρωση Σύμβασης που καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης των αλλοδαπών Δημοσίων Εγγράφων» και τον Ν.1548 της 17/23-05-1985 «Κύρωση νομική, συνεργασίας μεταξύ της Ελληνικής και Κυπριακής Δημοκρατίας σε θέματα αστικού, οικογενειακού, Εμπορικού και Ποινικού

5. Αφού ανακοινωθεί από το Γ.Ε.ΜΗ. η εγκατάστασή τους στην Ελλάδα, θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να προσκομίσουν στη Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. την Έναρξη από την αρμόδια ΔΟΥ, από την οποία θα προκύπτει ο Α.Φ.Μ. και οι Κ.Α.Δ. του υποκαταστήματος.

Η  διαδικασία εγκατάστασης ολοκληρώνεται αφού προστεθούν από την υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. τα ανωτέρω στη μερίδα του υποκαταστήματος και έπειτα θα μπορεί να αιτηθεί κωδικούς για τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω του Business portal.

Β. Για την καταχώριση των  διαφόρων πράξεων /μεταβολών των υποκαταστημάτων αλλοδαπών εταιρειών πρέπει να υποβάλλονται τα παρακάτω δικαιολογητικά :

1. Αλλαγή έδρας /σκοπού υποκαταστήματος: Απαιτείται απόφαση της μητρική εταιρείας, νομίμως θεωρημένη και μεταφρασμένη.
2. Αλλαγή επωνυμίας υποκαταστήματος: Απαιτείται απόφαση της μητρική εταιρείας, νομίμως θεωρημένη και μεταφρασμένη, καθώς επίσης και το έγγραφο προέγκρισης επωνυμίας από το Β.ΕΘ.. Αν έχει αλλάξει και η επωνυμία της μητρικής εταιρείας, θα πρέπει να αναφερθεί στην ανωτέρω απόφαση και να προσκομιστεί το σχετικό πιστοποιητικό από το μητρώο εταιρειών στην Αλλοδαπή.
3. Αλλαγή Νόμιμου εκπροσώπου του υποκαταστήματος: Απαιτείται απόφαση της μητρική εταιρείας, που να αναφέρει τα ατομικά στοιχεία αυτού κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 95 παρ.2 του Ν.4635/2019 και την αναλυτική περιγραφή των αρμοδιοτήτων του, (νομίμως θεωρημένα και μεταφρασμένα).
4. Δημοσίευση οικονομικών καταστάσεων της μητρικής: Τα Υποκαταστήματα Αλλοδαπής δεν έχουν υποχρέωση να δημοσιεύουν τις οικονομικές καταστάσεις τους καθώς τα ίδια δεν έχουν νομική προσωπικότητα. Υποχρεούνται όμως να δημοσιεύουν για καταχώριση στο Γ.Ε.ΜΗ., τα λογιστικά έγγραφα (χρηματοοικονομικές καταστάσεις) της μητρικής εταιρείας, όπως καταρτίσθηκαν ελέχθησαν και δημοσιεύθηκαν κατά το δίκαιο του κράτους μέλους από το οποίο διέπεται η εταιρεία και σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες της ΕΕ και κατά τα οριζόμενα στα Άρθρα 98 (παρ.θ΄) & 99 (παρ.στ΄) του Ν.4635 (ΦΕΚ 167-30/10/2019)
5. Διακοπή/κλείσιμο/διαγραφή υποκαταστήματος: Απαιτείται απόφαση της μητρικής εταιρείας νομίμως θεωρημένη και μεταφρασμένη καθώς και Υπεύθυνη Δήλωση του νόμιμου εκπροσώπου ότι δεν υπάρχει προϊόν προς εκκαθάριση (περιουσιακά στοιχεία).
6. Επίσης, αν αλλάζουν /μεταβάλλονται τα στοιχεία που αφορούν στη μητρική εταιρεία τότε θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να υποβάλουν, τη σχετική απόφαση της μητρικής εταιρείας, μαζί με τα αντίστοιχα πιστοποιητικά της Υπηρεσίας μητρώου του κράτους της έδρας της Μητρικής, για καταχώριση στο Γ.Ε.ΜΗ..