Οι ενέργειες και τα δικαιολογητικά που πρέπει να γίνουν για την πρόσληψη εργαζομένων είναι τα κάτωθι:

1. Ηλεκτρονική υποβολή στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (αρθ.4, παρ. β της ΥΑ 28153/126/28.08.2013 (ΦΕΚ 2163/Β΄/30.08.2013).

Το έντυπο Ε3 (Αναγγελία πρόσληψης) και το Ε4 (πίνακας προσωπικού) που υποβάλλεται συμπληρωματικά για τις νέες προσλήψεις, υποβάλλονται ηλεκτρονικά το αργότερο έως και την ίδια ημέρα πρόσληψης και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το Ε3 και Ε4 εντός (3) εργάσιμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ..

2. Εργοδότες που εντάσσονται στις μεταβατικές διατάξεις (αρθ.9, παρ. α) της Υ.Α. και εξαιρούνται (μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ) από την υποχρεωτική ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων Ο.Α.Ε.Δ. Αφορά σε εργοδότες που τους έχουν αποδοθεί, από το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ., περισσότερα από ένα ΑΜΕ (Αριθμός Μητρώου Εργοδότη), εργοδότες που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ λόγω μη απογραφής τους στο ΙΚΑ ή απογραφής στο Ι.Κ.Α. χωρίς Α.Φ.Μ. και εργοδότες που διαθέτουν Α.Μ.Ο.Ε. (Αριθμός Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου).

Για τις περιπτώσεις αυτές συνεχίζεται η διαδικασία κατάθεσης των εντύπων Ο.Α.Ε.Δ. (ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν στην έντυπη υποβολή) με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του Ο.Α.Ε.Δ., μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Η προθεσμία υποβολής της αναγγελίας πρόσληψης, με προσέλευση και κατάθεση στην αρμόδια Υπηρεσία του Ο.Α.Ε.Δ. για τις περιπτώσεις των εξαιρέσεων, ορίζεται ως εξής:

Μέσα σε (8) ημερολογιακές ημέρες από την επόμενη της ημέρας πρόσληψης, η επιχείρηση, που εντάσσεται στις εξαιρέσεις και προσλαμβάνει υπάλληλο, πρέπει να συμπληρώσει το έντυπο «αναγγελίας πρόσληψης» εις διπλούν και να το υποβάλει στο υποκατάστημα του Ο.Α.Ε.Δ. (ΚΠΑ2) της περιοχής που πρόκειται να προσληφθεί ο μισθωτός. Σε περίπτωση που η επιχείρηση είναι νεοσύστατη, για τους 3 πρώτους μήνες, η προθεσμία είναι (30) ημέρες αντί (8) ημέρες. Το ένα αντίγραφο παραμένει στον Ο.Α.Ε.Δ. και το άλλο το παραλαμβάνει η επιχείρηση.

Εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων:

Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του Ο.Α.Ε.Δ., με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων (αρθ.4, παρ. στ’ της Υ.Α.).

Κυρώσεις:

Εφόσον δεν γίνει ηλεκτρονική αναγγελία πρόσληψης το αργότερο έως και την ίδια ημέρα πρόσληψης και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο, τότε για κάθε μισθωτό επιβάλλεται πρόστιμο (Ν.Δ.2656/1956, αρθ.5, παρ.4 και Ν.Δ.763/1970, αρθ.1) έως 10 ημερομίσθια ανειδίκευτου εργάτη, τα οποία μετά από συμβιβασμό, μπορούν να μειωθούν έως τα 2,5 ημερομίσθια (Εγκ. Υπ. Ο.Α.Ε.Δ. 85359/71). Ο συμβιβασμός αυτός γίνεται με προσφυγή στον αρμόδιο Αντιπεριφερειάρχη της έδρας της επιχείρησης μέσα σε 30 μέρες από την κοινοποίηση του προστίμου προς την επιχείρηση.

Όμοια, και στις περιπτώσεις υποβολής με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του Ο.Α.Ε.Δ. (λόγω ένταξης στις μεταβατικές διατάξεις του αρθ.9 της ΥΑ-εξαιρέσεις από την ηλεκτρονική υποβολή), αν δεν γίνει κατάθεση της αναγγελίας πρόσληψης μέσα σε (8) ημέρες, τότε για κάθε μισθωτό επιβάλλεται πρόστιμο με την διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω.

Οι συμβάσεις του προσωπικού ή οι ισοδύναμες γραπτές βεβαιώσεις των όρων απασχόλησης – όπως οι επιστολές δέσμευσης – πρέπει να περιέχουν τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες ή να παραπέμπουν στη σχετική νομοθεσία:

1. τα μέρη της σύμβασης εργασίας (εργοδότης και εργαζόμενος)
2. τον τόπο εργασίας – εάν δεν υπάρχει σταθερός τόπος εργασίας, θα πρέπει να επισημαίνεται ότι ο εργαζόμενος θα απασχολείται σε διάφορους τόπους και να δηλώνεται η έδρα της επιχείρησης
3. τον τίτλο, τον βαθμό, την κατηγορία ή περιγραφή της εργασίας / συνοπτική περιγραφή καθηκόντων
4. την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης
5. την προβλεπόμενη διάρκεια της απασχόλησης εάν η σύμβαση είναι ορισμένου χρόνου
6. τον αριθμό των ημερών ετήσιας άδειας μετ’ αποδοχών
7. τις προθεσμίες προειδοποίησης για τον εργοδότη και τον εργαζόμενο εάν ένας από τους δύο καταγγείλει τη σύμβαση
8. τον αρχικό βασικό μισθό, τη συχνότητα πληρωμών και τυχόν άλλα στοιχεία των αποδοχών
9. τη διάρκεια της κανονικής εργάσιμης ημέρας ή εβδομάδας (ώρες εργασίας)
10. τους κανόνες των συλλογικών συμβάσεων που διέπουν τους όρους εργασίας του εργαζομένου, εφόσον κρίνεται σκόπιμο.
11. Όσον αφορά την ετήσια άδεια, την προθεσμία προειδοποίησης, τη διάρκεια εργασίας και τις αποδοχές, οι εργοδότες μπορούν απλά να παραπέμπουν τους υπαλλήλους τους σε σχετικές εθνικές/ περιφερειακές νομοθετικές και διοικητικές διατάξεις.